若手社員必見！クリップボード拡張ツールで業務効率化

こんにちは！4月に新卒で入社した石井です。 いきなりですが、みなさんはPCで作業をする際にどんなツールを活用していますか？ 人によって使うツールは様々だと思いますが、今回は新人の私が活用しているツールを使い始めたきっかけと使ってみた感想とともにご紹介します。

きっかけ

私は6月と7月の部体験研修で2つの部署の仕事に触れさせていただき、その中で毎日その日に行った作業内容とそれにかかった時間を記録していました。 それを振り返ったときにメール作成に多くの時間を費やしていることがわかりました。 8月からは社内だけではなくお客様へメールを送ることが出てきて、メールに費やす時間が増えていくことは間違いありません。 そのため、効率的に業務を行うにはメールに費やす時間を削減することが必要不可欠であると考えました。 そこで、先輩社員の方々は自分の何倍ものメールを作成しているため、何かツールなどを活用して業務の効率化を図っているのではないかと考え、聞いてみたところクリップボード拡張ツールを教えていただきました。

クリップボード拡張ツール紹介

クリップボード拡張ツール：CLCL クリップボードとは、パソコン上でコピーしたデータを一時的に保存しておける領域のことです。通常では、クリップボードに保存することができるデータは1つだけで、2度目にコピー作業を行うと、1度目にコピーしたデータは使えなくなります。このクリップボードに複数のデータを保存できるように拡張するのが、クリップボード拡張ツールです。 CLCL http://www.nakka.com/soft/clcl/

使ってみた感想と事例

2ヵ月間クリップボード拡張ツールを活用してみて、感じたことはとにかく便利！！！ なぜもっとはやく出会えなかったのだろうかと悔やむほど便利です。 便利のひとことでは良さが伝わらないと思うので、どのように活用できるかをお伝えしていきます。 例えば、ブログに他の記事のリンクを貼る際、普通は最初に「Ctrt + C」でタイトルをコピーして、「Ctrt + V」で貼り付け。そのあと、元の画面に戻り、「Ctrt + C」でURLをコピーして「Ctrt + V」で貼り付けます。このように画面の行ったり来たりを繰り返さなければならないのですが、拡張ツールを使うと、元の画面のタイトルとURLをまとめてコピーしておき、貼り付けたい画面に移動してまとめて貼り付けることができます。

(CLCLというクリップボード拡張ツールの履歴一覧画面です。)

また、定型文の登録が可能で、メールでは最初の挨拶など頻繁に使う文面を定型文として登録することで効率化を図ることができます。 今まで私は以前メールで報告した内容と同じ内容のメールを作成したいとき、新たに同じような文章を作成したり、過去のメールを探してコピペをしていました。 しかし、現在は予め定型文に登録しているため、新たにメールを作成する時間も過去のメールを探す時間も必要なく、数秒でメールを作成することができています。 このように文字で書いても便利さがなかなか伝わりづらいと思いますが、実際に使ってみると、いかに便利かがわかっていただけるかと思いますので、まだ使ったことがない方はぜひ使ってみてください！

まとめ

最初はメールにかける時間を短くすることを目的に使い始めましたが、定型業務などで使える場面は非常に多く、たった数秒のコピペ時間でもそれが積み重なると大きな時間短縮につながると感じました。 また、日頃行なっている仕事の中でまだ効率化できることがたくさんあるはずなので、ソフトの活用の有無に関わらず、効率化を図れるところを見つけ、より多くの業務に携われるようにしていきたいと思います。